Executive Assistant to the CEO & BoD

Purpose, Perspective and Personality

Wir suchen im exklusiven Mandatsauftrag für eine international ausgerichtete, gemeinnützige Foundation eine Executive Assistant to the CEO & Board of Directors, die eine zentrale Rolle im strategischen und operativen Alltag übernimmt. Du unterstützt den CEO, koordinierst Board- und Gremiensitzungen, stellst Follow-ups sicher, strukturierst Prozesse und bist die wichtige Schnittstelle zwischen CEO, Board und internationalen Teams. Wir suchen eine Assistenz aus Leidenschaft, die Verantwortung übernimmt, proaktiv arbeitet, mitdenkt und Struktur in ein dynamisches Umfeld bringt. Der CEO wünscht sich eine Assistenz als verlässlichen Sparringpartner. Klar, kommunikationsstark, lösungsorientiert und jemanden, der sich mit dem Purpose einer gemeinnützigen weltweit agierenden Organisation identifizieren kann.

Tasks

Administrativer und organisatorischer Rundumsupport für CEO und Board von Agenda- und Travel-Management bis zur stilsicheren Korrespondenz
Koordination und Dokumentation aller Management- und Board Meetings inklusive Agenda, Unterlagen, Minutes (Recording) und Follow-ups
Aktive Mitarbeit an Good Governance & Best Practices, speziellen Projekten und Pflege zentraler Foundation Documents
Drehscheibenfunktion und Kommunikationsschnittstelle zwischen Management, Board, Länder-Teams und externen Stakeholdern mit besonderem Fokus auf einer werteorientierten Kommunikation mit Spendern, Förderern und Unterstützern
Punktuelle Recruiting-Unterstützung, Zusammenarbeit mit externen Partnern (z. B. IT) und kontinuierliche Optimierung interner Prozesse

Qualification and Experience

KV, Weiterbildung im Bereich Assistenz, Kommunikation o.ä., 5+ Jahre Assistenzerfahrung im Support auf internationaler Führungsebene mit anspruchsvollem Stakeholder Management
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen (Italienisch u./o. Spanisch) erwünscht
Hohe Identifikation mit sinnstiftender sozialer Arbeit und der Wunsch, durch professionelle Assistenz echten Impact zu ermöglichen, nicht nur unterstützen, sondern mitgestalten
Kommunikations- & Organisationstalent, stark in Struktur und Priorisierung, verlässlich und eigenverantwortlich mit hohem Qualitätsanspruch
Proaktive Problemlöser-Persönlichkeit: jemand, der mitdenkt, vorausplant, Klarheit schafft und als Go-to-Person und Schnittstelle für CEO, Board und Team agiert – eben die typische Assistant-Superpower

It is the chance to find your « dream job ». Take it !

You have questions ? Let’s talk !

Why is this a challenge ?

Echte Sparringpartner-Rolle in einem passionierten Team
Sinnstiftende Arbeit mit internationalem Austausch
Transparente und offene Kultur

Occupation: 100%

Location: Region Zug/Zürich

Company: anonym

How to apply ?

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Elke Rottmann +41 44 330 40 51

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Our approach is a sustainable cooperation with candidates and clients and we do believe in the importance of networking and relationship management. That’s why it’s always a good idea getting in contact with us, if you’re in one of our competence areas: info@heartsandbrains.ch

Why? We explain it in «How we work»