Group Management Assistant

Verantwortung, Perspektiven & Personality

Wir suchen im exklusiven Mandatsauftrag für eine international tätige Unternehmensgruppe eine Group Management Assistant.

In dieser Rolle unterstützt du CFO und CHRO im daily business, koordinierst Themen auf Holding-Ebene und wirkst daran mit, ein professionelles, effizientes und gut funktionierendes Management- und Office-Setup aufzubauen und zu etablieren. Du hast die Assistant-Superpower, den Überblick zu behalten, wenn viele Themen gleichzeitig laufen. Du bringst Struktur in Abläufe, koordinierst Meetings, Reisen, Workshops und interne Abstimmungen, steuerst Dienstleister und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft und Prozesse und Strukturen Wirkung entfalten.

Wir suchen eine Assistenz aus Leidenschaft, eine Allrounder-Persönlichkeit mit Drive und Freude daran, Dinge möglich zu machen.

Aufgaben

Aufbau und Weiterentwicklung professioneller Office- und Organisationsstrukturen auf Holding-Ebene
Rundum-Support für CFO und CHRO im Tagesgeschäft, bei Management-Terminen, Reisen, Meetings und Follow-ups
Planung, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen, Meetings, Workshops und Offsites
Zentrale Koordination zwischen Holding, HR, Finance, Sales, Landesgesellschaften und externen Dienstleistern
Strukturierung administrativer Prozesse, Einführung von Standards und Sicherstellung von Transparenz und Informationsfluss

Qualifikationen & Erfahrungen

KV, ideal mit Weiterbildungen im Office Management / Betriebswirtschaft, stilsicheres Deutsch, verhandlungssicheres Englisch, versiert mit M365 und digitalen Tools
Mehrjährige Erfahrung im Office Management und Executive Support in dynamischen, internationalen Strukturen
Die Superpower, Chaos in Struktur zu verwandeln, Prioritäten zu setzen, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, mit- & vorauszudenken, anzupacken wo nötig und eigenständig Lösungen zu finden
Starke Empathie & Organisationstalent, souverän in der Kommunikation mit unterschiedlichen Hierarchieebenen, Funktionen und Kulturen
Machermentalität und Freude daran, ein professionelles Office- und Management-Umfeld aktiv mitzugestalten

Das könnte die Chance auf deinen “Traumjob” sein. Du hast noch Fragen?
Lass uns reden!

Spannende Challenge weil:

Aufbau des Office-Setups mit echtem Gestaltungsspielraum
Hohe Selbstständigkeit und viel Ownership
Nähe zu CFO, CHRO und Management Team
Hybrides Modell mit hoher Flexibilität und Home Office

Pensum: 80 – 100 %

Region: Baden

Firma: Anonym

So bewirbst du dich:

Sende uns dein Dossier an:

bewerbung@heartsandbrains.ch
und erzähle uns in ein paar Zeilen, warum dieser Job zu dir passt.

Oder ruf einfach an:
Elke Rottmann +41 44 330 40 51

Grossartiger Job aber nicht der Richtige
für dich? Vielleicht gibt es ja den “perfect fit” in deinem Netzwerk?

Dann lass uns netzwerken:

The power of network

Unser Anspruch ist eine nachhaltige Zusammenarbeit mit unseren Kandidaten, und wir glauben an die Bedeutung von Netzwerken und persönlichen Beziehungen. Deshalb ist es immer eine gute Idee, uns für einen ersten Austausch zu kontaktieren – auch wenn du hier nicht sofort den passenden Job siehst: connect@heartsandbrains.ch

Warum? Das erklären wir hier: