Office Manager 80-100% - hearts and brains

Verantwortung, Perspektiven & Personality

Unsere Mandantin, die Suyana Foundation, ist eine international tätige Schweizer Stiftung mit einer klaren Mission: Menschen und Gemeinschaften nachhaltig zu stärken mit Projekten in den Bereichen Health, Livelihood und Education.

Für das Büro in Zug suchen wir eine strukturierte, verlässliche und lösungsorientierte Persönlichkeit als Office Manager, die die täglichen Abläufe im Office der Organisation sicherstellt und als zentrale Schnittstelle und «Go-to-Person» zwischen Management, Team und externen Partnern agiert.

Die Rolle bietet eine spannende Kombination aus klassischem Office Management und Supportaufgaben für Management und Board und bietet so auch Wachstumspotenzial.

Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung von Management und Team im Tagesgeschäft sowie Sicherstellen eines reibungslosen Büroalltags inkl. Materialien, Infrastruktur und Dienstleistern
Aktive Unterstützung in der HR-Administration, Rekrutierungsprozessen als auch beim On- & Offboarding von Mitarbeitern
Organisation und Koordination der Board Meetings inkl. Vorbereitung der Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen
Event und Travel Management inkl. Prüfung und Bearbeitung der Spesenabrechnungen
Pflege administrativer Systeme (CRM, Ablagestrukturen) sowie erste Ansprechperson für allgemeine Anfragen

Qualifikationen & Erfahrungen

KV und mind. 3-5 Jahre Erfahrung im Office Management, in einer Assistenz- oder Front Office-Rolle
Versiert im Umgang mit Office Tools, hohe IT-Affinität, Erfahrungen und/oder Weiterbildung im HR von Vorteil
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, Englisch und Spanisch
Strukturierte, proaktive und teamorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität, stark im Priorisieren und Multitasking
Diskrete, zuverlässige Persönlichkeit mit hoher Eigenverantwortung und Flexibilität als auch Freude an Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

Das könnte die Chance auf deinen “Traumjob” sein. Du hast noch Fragen?
Lass uns reden!

Spannende Challenge weil:

Spannende Rolle in einer internationalen Stiftung mit Wirkung
Enge Zusammenarbeit mit Management und Board
Breites Aufgabenspektrum mit viel Verantwortung und Perspektiven
Zentral gelegener Standort am HB Zug mit Home Office Regelung

Pensum: 80-100%

Region: Zug

Firma: Suyana Foundation

So bewirbst du dich:

Sende uns dein Dossier an:

bewerbung@heartsandbrains.ch
und erzähle uns in ein paar Zeilen, warum dieser Job zu dir passt.

Oder ruf einfach an:
Elke Rottmann +41 44 330 40 51

Grossartiger Job aber nicht der Richtige
für dich? Vielleicht gibt es ja den “perfect fit” in deinem Netzwerk?

Dann lass uns netzwerken:

The power of network

Unser Anspruch ist eine nachhaltige Zusammenarbeit mit unseren Kandidaten, und wir glauben an die Bedeutung von Netzwerken und persönlichen Beziehungen. Deshalb ist es immer eine gute Idee, uns für einen ersten Austausch zu kontaktieren – auch wenn du hier nicht sofort den passenden Job siehst: connect@heartsandbrains.ch

Warum? Das erklären wir hier: