Assistance - hearts and brains

Assistants & Business Support

Assistants sind «Alleskönner». Immer die Ruhe bewahrend, den Überblick über das grosse Ganze, perfekte «Multitasker», Zuhörer, Kommunikations- und Organisationstalente, immer positiv, motivierend und wissend, was gerade am Wichtigsten ist. Sie haben Empathie, eine Machermentalität, können sich auf allen Ebenen hervorragend bewegen, sind sich für nichts zu schade und machen auch das Unmögliche möglich. Wenn es richtig gut passt, können Vorgesetzen und Assistenz ein wahres «Dream Team» sein und das nachhaltig.

Sie suchen so eine Persönlichkeit, die zu Ihnen und in die Firmenkultur passt? Wir haben sie! Wir bieten für eine Zusammenarbeit flexible Services an.

Wir finden für Sie:

Executive / Personal Assistant C-Level & Board

Strategic Assistant / Projekt Manager / Operations Manager

Chief of Staff / Head of Administration / Head of Operation

Direktions- & Geschäftsleitungsassistenz

Management Assistant / Team Assistant

Office Manager / Back Office Support

Marketing Assistant / Projektsupport

Active Sourcing - Vorgeprüfte Top-Profile – Nur 50% der Kosten

Mit unserer Profile Matching-Plattform erhalten Sie direkten Zugang zu Top-Kandidaten aus unserem Netzwerk – schnell verfügbar, alle vorab geprüft. Ideal als Ergänzung zum bestehenden Recruitingprozess oder als smarter Shortcut vor dem Start einer aufwendigen Suche.
Ideal für effiziente Prozesse: Keine lange Suche, kein Warten auf Bewerbungen, kein Risiko – und bei erfolgreicher Besetzung nur 50 % der regulären Kosten.

BA International Management, Diplomierte Personalfachfrau, Deutsch (Muttersprache), Englisch verhandlungssicher (6 Jahre im englischsprachigen Ausland gearbeitet und gelebt)
17 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant & Virtuelle Assistentin in diversen Branchen im In- und Ausland
Technik-affin, zuverlässig, belastbar und ein ausgeprägtes Organisationstalent
Offen für eine neue Herausforderung (60-80%), gerne mit HR-Themen, Region Basel, Baden oder Stadt Zürich

Das interessiert mich

Master in Wirtschaftsinformatik (Uni Zürich), AI for Business (Harvard Business School), PMP, Stiftungsrats-Zertifizierung
20 Jahre Erfahrung in der IT Beratung, Pharma, Finanzindustrie & Detailhandel in Programm Mgmt, PMO Leitungs-, COO Office / Chief of Staff Rollen
Analytisch, strukturiert, zuverlässig, umsetzungsstark, offen & gewinnend
Sucht anspruchsvolle Assistenzrolle mit Fokus auf Strategie, digitale Transformation & operative Führung, Region Zürich, per sofort

Das interessiert mich

M.A. in EZW und Romanistik; Weiterbildungen in Teamcoaching, Ersthelfer für psychische Gesundheit und HR Administration, 7 Sprachen
Über 15 Jahre Erfahrung als EA & Projektkoordinatorin auf C-Level in internationalem Umfeld, Office- und Event Management, On- und Off-boarding, Trainings
Hohe Empathie und interkulturelle Kompetenzen, lösungsorientiert, zuverlässig, zielgerichtet, kooperativ und proaktiv, Profi globale Events (20-200 Teilnehmer)
Offen für eine neue Herausforderung als Projektkoordinatorin, EA oder HR Associate (100%) in der Region Basel

Das interessiert mich

KV EFZ, CAS ‚AI in Finance‘, fundierte IT-Kenntnisse (MS Office, SAP, Concur, Sherpany, Sharedrive, macOS, Basics in Python – KI-Programmierung, Automatisierung, Datenverarbeitung)
20+ Jahre Erfahrung in der Finanzbranche, 10+ Jahre Executive Assistant auf C-Level Erfahrung in Business Controlling auf GL-Ebene
Organisationstalent, integer, loyal, diskret und belastbar mit klarer Kommunikation und schneller Auffassungsgabe
Offen für eine Rolle als Executive Assistant auf Geschäftsleitungsebene | Stadt/Raum Zürich, Zug, Kanton Schwyz

Das interessiert mich

Dipl. Eventmanagerin, Management Development, Versicherungskauffrau, Fachschule Tourismus, CRM, MS Office, BI Tools
20+ Jahre als EA, PA, COO & Event Managerin in Finance, Legal, Art, Fashion & Lifestyle
Executive Support, Travel & Lifestyle Management, Property & Household Management, VIP Events, diskret, strukturiert, resilient, humorvoll
Offen für eine anspruchsvolle Rolle im HNWI-Umfeld / Executive- & Personal Assistant/ Raum Zürich / 80–100 %

Das interessiert mich

Kaufmännische Ausbildung, Weiterbildungen in Kulturentwicklung & Business Mentoring, ongoing Ausbildung: Chief of Staff (ANIMARTES, 2026)
14+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level, Branchenerfahrung in Life Sciences, Design, Kunst
Stärken in Board-Management, Eventplanung, internationale Kommunikation / empathisch, vorausschauend, diskret und belastbar
Offen für anspruchsvolle Assistenzrolle auf Führungsebene in einem dynamischen Umfeld in der Region Basel und Aarau

Das interessiert mich

Direktionsassistentin mit eidg. FA, Assistenz 2.0, Certified Scrum Master, Deutsch (Muttersprache) , Englisch / Französisch (fliessend), fundierte IT-Kenntnisse
Mehr als 15 Jahre Assistenzerfahrung auf Führungsebene in diversen Branchen (Banken, IT, Hotellerie, Soziales, Gebäudetechnik)
Organisationstalent, dienstleistungsorientiert, belastbar, Zahlenflair, hohe Affinität zu IT und Office-Tools, schnelle Auffassungsgabe, proaktiv, pragmatisch, hocheffizient mit selbständiger, strukturierter Arbeitsweise
Offen für neue, vielseitige Herausforderung (60%) in der Region linkes Zürichseeufer/Zug

Das interessiert mich

Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung in Einkauf & Logistik, (D/E)
19 Jahre Berufserfahrung, davon 7 Jahre als C-Level Assistentin in verschiedenen Branchen im internationalen Umfeld, davor 12 Jahre als operative Einkäuferin/Disponentin (Global Sourcing)
Strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent mit hoher Dienstleistungsbereitschaft, zuverlässig, hohe Sozialkompetenz, lösungsorientiert, humorvoll, motiviert und fokussiert mit kühlem Kopf in stressigen Situationen
Offen für neue Herausforderungen in der Stadt Zürich/rechtes Zürichseeufer

Das interessiert mich

FAQ

Wie die Zusammenarbeit mit uns aussieht, mehr über unsere Services und weitere Antworten findet ihr hier.

Blog

Tipps & Tricks rund um CV, Bewerbung, LinkedIn und mehr über uns und unsere Arbeit findet ihr hier.

Kontakt

Wir freuen uns über jede Kontaktaufnahme für einen Austausch.

info@heartsandbrains.ch
bewerbung@heartsandbrains.ch
+41 44 330 40 50

«Ich schätze die Zusammenarbeit mit Frau Rottmann sehr. Ihre Professionalität und Fachkompetenz haben mich seit dem ersten Kontakt überzeugt. Die souveräne, authentische und loyale Art von Frau Rottmann hat jederzeit eine gewinnbringende und erfolgreiche Zusammenarbeit ermöglicht. Herzlichen Dank an dieser Stelle für die sehr geschätzte Unterstützung. Ich kann Frau Rottmann in jeglicher Hinsicht weiterempfehlen.»

« During the whole recruiting process I always felt in very good hands with Elke. The personal support has been professional and reliable at all times. I can highly recommend her expertise and her assessment of people. »

«Elke Rottmann hat neben aller Professionalität auch ein riesiges Netzwerk und ein unglaublich gutes Gespür dafür welche Personen zu welcher Stelle / Firma passen.»

« For the recruitment of really important roles like CEO assistants, I can definitely recommend Elke as a trustful and competent partner who understands the business needs of a company. Within short time she understands the client‘s need and supports you fast and efficiently with great profiles. »

"Ich habe eine persönliche Assistenz für mich gesucht. Hearts and Brains hat mich dabei hervorragend unterstützt. Extrem professionell und extrem schnell. Auch haben wir fast alles digital via Zoom-Calls umgesetzt - fand ich grossartig."